Les 5.3 Jouw budget, middelen en capaciteit berekenen

Plan een gesprek met mij in van 30 of 60 minuten

Jouw recruitmentcapaciteit berekenen

Nu je het recruitmentbudget hebt berekend is het tijd voor de berekening van de recruitmentcapaciteit.  Zoals eerder uitgelegd is een flink aantal factoren van invloed op je recruitmentcapaciteit. In bijgevoegde template vind je al deze factoren samengevoegd met daarbij uitleg wat voor invloed betreffende factoren precies hebben.

Bij capaciteit heb ik het altijd over het aantal vacatures op jaarbasis én het aantal vacatures dat een recruiter gelijktijdig open kan hebben staan. Het aantal vacatures op jaarbasis heb je ingeschat en uitgerekend. Het aantal vacatures dat tegelijkertijd openstaat, wordt echter een heel ander verhaal. Om dat aantal te berekenen zou je moeten weten welke vacatures op welk moment vacant komen en dat heb je niet in kaart gebracht. Dat heb ik je bewust niet laten doen omdat het voorspellen ervan vaak niet zuiver is als je geen SPP hebt en je business nog niet eerder een forecast heeft gemaakt. Als je hier toch iets over wilt kunnen zeggen kun je het je business vragen, maar grote kans dat ook de business het niet weet. Je kunt ook naar het verleden kijken. In welke maanden zag je de afgelopen drie jaar pieken? Kun je dat achterhalen? Zo ja, dan kun je kijken of je daar trends in kunt ontdekken. Wil je nog een stukje verder doorgaan, dan zou je jouw business per afdeling kunnen vragen of zij voor aankomend jaar een trend herkent en jou daar iets zinnigs over kan vertellen. Als je die informatie hebt, kun je kijken wat de piekmomenten zijn en hoeveel vacatures je gelijktijdig open hebt staan. Je kunt daarbij inschatten of dat er teveel of te weinig zijn. Besef wel dat dit geen zuivere methode is om je pieken te berekenen. Toch kan deze berekening, als de bedrijfsomstandigheden niet veranderd zijn, een indicatie geven. Zoals eerder besproken is het beter om niet meer dan 10 vacatures tegelijk in procedure te hebben. Onthoud dat als je deze berekening graag maakt. Vanwege het onzuivere karakter van deze rekensom, gaan we hier niet dieper op in.

Zoals eerder genoemd bestaat er geen simpele rekensom om je capaciteit uit te rekenen. Dit heeft te maken met al die factoren die per situatie verschillen en invloed hebben op je workload. Je kunt proberen te achterhalen hoe lang je gemiddeld met één vacature bezig bent en die tijd vervolgens vermenigvuldigen met het aantal vacatures dat je op jaarbasis hebt. Dan heb je een geacht beeld van hoeveel tijd je daar in totaal aan kwijt kan zijn. Dit geeft echter nog steeds niet een volledig beeld. Toch is het een manier van berekenen die je kunt toepassen voor een globale kijk op je capaciteit.

Gebaseerd op eigen ervaring hou ik zelf altijd de volgende stelregel aan: Wanneer er sprake is van:

  • een redelijk tot goed werkgeversmerk (je kunt nog organisch vacatures vervullen doordat kandidaten getrokken worden door je werkgeversmerk)
  • voldoende budget en middelen die je ter beschikking hebt om vacatures op de juiste kanalen te publiceren. Eventueel extra in te zetten, recruitmentmarketing en beschikking over de juiste tools om te searchen en te benaderen gemiddeld tot moeilijk vervulbare vacatures
  • een redelijk volwassen recruitmentorganisatie (de recruiter(s) heeft/hebben enkele jaren ervaring)
  • een redelijk volwassen interne organisatie waar weinig stakeholdermanagement nodig is
  • aanwezigheid van de juiste automatisering (een goed ATS waarin pools onderhouden kunnen worden, kandidaten goed opgevolgd kunnen worden en onnodige administratie voorkomen wordt)
  • een A-Z proces dat goed staat met duidelijke regievoerders, acties en korte doorlooptijden (gemiddeld 65 dagen) mag je uitgaan van om en nabij 40 vacatures per fulltime recruiter per jaar. Heb je een groot aantal vacatures met korte doorlooptijden en veel profielen van dezelfde soort, dan kun je hier een derde extra bij optellen; dus ongeveer 52 profielen.

De inrichting van je recruitmentcapaciteit

Als het goed is heb je opgeschreven hoeveel capaciteit er nodig is voor alle vacatures die je gaat vervullen. Nu ga je  verder kijken naar de inrichting van die capaciteit.
Wanneer we het hebben over capaciteit willen we ook voor onze recruitmentafdeling de beste persoon op de juiste plek. Heb je veel IT-vacatures? Dan wil je een IT-recruiter of een sourcer die op dit gebied de juiste mensen kan vinden. Wil je inzetten op recruitmentmarketing? Dan wil je iemand die daar verstand van heeft of iemand die geïnteresseerd is om het te leren. Zo geldt dit voor alle specialismen binnen jouw afdeling. Heb je een recruitmentteam? Bespreek dan nu alvast met elkaar waar ieders specialisme ligt, waar men interesse in heeft en hoe snel men zich dit eigen kan maken. Je kunt nu al globaal een inschatting maken of je voldoende kennis en capaciteit in huis hebt om komend jaar te kunnen doen wat jij zou willen vanuit jouw strategie.

Heb je meer recruiters nodig? Dan is het goed om te kijken wie je nu mist. Werk je bijvoorbeeld alleen dan is het heel verstandig om na te denken over wie complementair is aan jou. Tevens kun je nadenken over het feit dat een senior recruiter sneller en meer vacatures kan verwerken dan een junior recruiter, en ook zwaardere projecten kan draaien. Heb je veel stakeholdermanagement in je organisatie, dan zou ik sneller voor een medior tot senior recruiter gaan dan voor een junior.

Je hebt in het vorige gedeelte alle factoren vertaald naar jouw eigen situatie. Kijk nu nog eens naar de template met de factoren. Op het tweede blad heb ik alle recruitmentfuncties voor je uitgeschreven. Welke functies heb je, gelet op de factoren die jouw situatie beïnvloeden en alle bovenstaande zaken, volgens jou nodig? Schrijf ze op en onderbouw ze zodat het op dit moment niet alleen voor jezelf, maar straks ook voor je management duidelijk is waarom je deze keuzes hebt gemaakt.

Als het goed is heb je nu je budget- en capaciteitsplaatje rond. Daarbij weet je waarom je dit zo hebt berekend en welke factoren van invloed zijn. Onderbouwing hiervan is belangrijk wanneer je goedkeuring voor je budget wilt vragen.
Met deze onderbouwing ga je in het volgende onderdeel aan de slag.

WordPress Image Lightbox Plugin