Je gaat nu een verdiepingsslag maken in je budget, middelen en capaciteit om de gewenste recruitmentdoelstellingen te behalen. Dit is noodzakelijk! Ik vergelijk het weleens met een huis laten bouwen. Je kunt iemand aannemen om een huis voor je te laten bouwen, maar als je die persoon geen budget, voldoende mankracht en middelen geeft, zal er aan het einde van de rit geen huis staan. Zo werkt dat ook voor recruitment. Sommige organisaties nemen een recruiter aan en denken dat al hun problemen daarmee zijn opgelost, terwijl die recruiter wel de juiste middelen nodig heeft om die problemen op te lossen. Middelen zoals budget en wellicht zelfs een recruitmentteam.
Om te berekenen wat je precies nodig hebt aan capaciteit en budget moet je een aantal zaken mee laten wegen, zoals je in de vorige opdracht hebt gezien. Deze zaken zijn:
- Proces; hoeveel tijd ben jij als recruiter kwijt in het proces? Hier hoort ook het plannen van het aantal gesprekken bij.
- Het aantal vacatures; dit is de belangrijkste pijler voor het inschatten van je capaciteit.
- De middelen die je nodig hebt om je vacatures te vervullen; LinkedIn, jobboards, referral. Je kunt hier ook je employer branding onder verstaan. Tevens bereken je hier alle zaken die nodig zijn in je proces, zoals je assessments.
- Het soort profielen; administratieve vacatures zijn nu eenmaal eenvoudiger en goedkoper te vervullen dan IT-vacatures.
- Automatisering; heb je een slecht ATS of geen ATS dan kost dit jou als recruiter veel extra tijd.
- De volwassenheid van je recruitmentteam; ben je alleen en heb je zelf weinig recruitmentkennis en -ervaring, dan zal het je meer tijd kosten om vacatures te vervullen. Heb je een team vol met ervaren recruiters, dan heb je je vacatures sneller vervuld. Hierbij is uiteraard veel afhankelijk van de werksnelheid, de kennis en het specialisme van de recruiter. Ik raad daarom grote organisaties vaak aan om recruiters te koppelen aan specifieke afdelingen en hierbij een accountverdeling te maken zodat je specialisaties aan kunt brengen in het team.
- De volwassenheid van je organisatie; je kunt je vast voorstellen dat, als jij heel veel tijd kwijt bent aan stakeholdermanagement en – kort gezegd – je organisatie nog flink moet opvoeden, dit je ook tijd kost. Deze tijd kun je niet besteden aan het vervullen van vacatures. Dit neem je natuurlijk niet mee in de berekening, maar ik wil benadrukken dat het wel van invloed is op je tijd en dus goed om je hiervan bewust te zijn.
- De status van je werkgeversmerk; ben je een aantrekkelijke werkgever, dan heb je minder inspanning en budget nodig om je vacatures te vervullen.
- In sommige budgetten worden ook salaris en opleidingskosten van de recruiter(s) meegenomen. Dat doen wij hier niet omdat de rekensom dan onnodig ingewikkeld wordt. Deze kosten worden in de meeste corporates niet onder werving & selectiebudget geplaatst, maar onder personele kosten.
Bovenstaand lijstje is nog lang niet compleet. Ik noemde enkel de voornaamste zaken zodat je weet dat je hier breder over na mag denken en niet alleen over je jobpostings. In het volgende onderdeel ga je dit lijstje vertalen naar jóuw recruitmentsituatie.
Als je op zoek gaat naar documentatie over hoeveel vacatures een recruiter gemiddeld per jaar kan vervullen, zal je overal iets anders lezen. Dat komt omdat je dit simpelweg niet kunt beantwoorden zonder eerst bovenstaande factoren onder de loep te hebben genomen. Wel is inmiddels breed bekend dat hoe meer vacatures een recruiter in portefeuille heeft, hoe langer de doorlooptijd (time to hire) doorgaans wordt en hoe slechter de kwaliteit van de aanname (quality of hire) is. Daarom heb je liever niet meer dan 10 vacatures per recruiter tegelijk open staan (dit gaat over gemiddeld tot moeilijk te werven profielen en over unieke vacatures, uiteraard niet over bulkwerving).
Als je op zoek gaat naar documentatie over hoeveel budget een gemiddelde recruitmentafdeling nodig heeft, zul je ongeveer hetzelfde tegenkomen. Ook dit is volledig afhankelijk van bovenstaande factoren en de recruitmentprojecten waar jij aan wilt werken. In het volgende onderdeel ga je dat volledig uiteenzetten.